A PTE-n a beszerzési és közbeszerzési folyamatok jogszabályok és belső szabályzatok szerint zajlanak, ezért ezek időtartamát csak a folyamat-előkészítés hatékonyságával lehet csökkenteni. A legfontosabb lépések: 1. Előzetes tervezés – már a projekt vagy kutatás tervezési szakaszában érdemes felvenni a kapcsolatot a beszerzési/közbeszerzési munkatársakkal, hogy a szükséges eszközök és szolgáltatások időben beazonosíthatók legyenek. 2. Pontos műszaki leírás és igénymegfogalmazás – a részletes specifikáció (műszaki paraméterek, mennyiségek, teljesítési határidők) előre elkészítve segíti a gyors ajánlatkérést és a versenyeztetést. 3. Teljes dokumentáció biztosítása – minden szükséges nyilatkozat, jóváhagyás és költségterv benyújtása már a folyamat elején. 4. Folyamatos egyeztetés – a beszerzési ügyintézővel való rendszeres kommunikáció segít az esetleges hiánypótlások, kérdések gyors rendezésében. 5. Reális ütemterv – a kutatási projekt ütemezését érdemes a beszerzési/közbeszerzési átfutási időhöz igazítani, így elkerülhetők a késések.
