Előzmények, avagy a digitalizálás előtt
Ismert volt, hogy az egyetemi belső kontrollrendszer nyilvántartása Excel táblázatok formájában és papír alapon történt, nem kevés nehézséget okozva a felhasználók számára. Dacára annak, hogy jelentős munkaóra ráfordítást igényelt - többek közt az exel korlátai miatt - a táblázatok összedolgozása, az így kapott állomány továbbra sem volt teljesen összehasonlítható, kiértékelhető, nem lehetett belőle jól használható elemzést készíteni.
Olyan meglévő szoftver, amely a vonatkozó jogszabályoknak és az Egyetem specialitásainak maradéktalanul megfelelt volna, nem létezett a piacon. Ami viszont elérhető volt (bár nem felelt meg teljes mértékben az Egyetemsaját szakmai elvárásainak), az száz millió forint feletti összegbe került. Ezek után merült fel a saját fejlesztés ötlete Mácsainé Németh Erzsébet belső ellenőrzési vezető és Oltyán-Kardos Beáta belső kontroll koordinátor részéről.
A fejlesztőket kérdeztük az újítás folyamatáról, előnyeiről.
„Lehetőséget kaptunk arra, hogy az Egyetemen már használt Modulo keretrendszer elemeit felhasználva megtervezzük a Pécsi Tudományegyetem belső kontrollrendszer adminisztrációjának működését. Megterveztük, kidolgoztuk, a programozók számára leírtuk azt az egyedi digitális megoldást, mely a vonatkozó jogszabályok és belső szabályzatok előírásainak teljes mértékben megfelelő, kifejezetten a belső kontrollrendszer adminisztrációjára kialakított, egyedi struktúrájú és logikai felépítésű rendszer, ami jelenleg az eugyintezes.pte.hu oldalon érhető el. Az elkészült digitális platform a piacon jelenleg nem található, egyedi. Előnyei számottevőek mind a felhasználói, mind feldolgozói oldalon.
A fejlesztést 3 éve kezdtük el, és mostanra jutottunk el odáig, hogy elkészült egy jól működő és véleményünk szerint piacképes digitális megoldás.
Az általunk kidolgozott Belső Kontroll Regiszter lefedi a belső kontrollrendszer nyilvántartásának teljes folyamatát 3 modul használatával, amelyek kapcsolódnak egymáshoz, egymásra épülnek.”
 

A belső kontroll folyamata
Ismérve, hogy évenként ismétlődő, ciklikus. A szervezeti egységek folyamatleírásainak és ellenőrzési nyomvonalainak meghatározásából, felülvizsgálatából indul ki. Az ezekben rögzített fő- és részfolyamatokra éves kockázatfelmérés készül, amely tartalmazza a kockázatok kiértékelését és a kockázatkezelési terv elkészítését. Majd az intézkedést igénylő kockázatok nyomon követése a kockázatkezelési beszámoló modulban történik. A következő évben pedig ismét az aktuális folyamatleírásokra és ellenőrzési nyomvonalakra épül a kockázatfelmérés.
A folyamatleírások és ellenőrzési nyomvonalak felülvizsgálata – a vonatkozó kancellári utasítás értelmében – ugyan csak 2 évente kötelező, de szükséges a nyomvonalak folyamatos karbantartása, amire a felület lehetőséget biztosít. Ez a modul – a másik kettővel ellentétben – folyamatosan elérhető, módosítható annak érdekében, hogy ha bármilyen változás következik be a szervezeti egység működésében, akkor azt fel tudja vezetni a nyomvonalakba.
 

A BEKOR előnyei
- biztosítja a jogszabályi megfelelőséget;
- csökkenti a szervezeti egységek adminisztratív leterheltségét;
- gyorsabb, gördülékenyebb, átláthatóbb;
- a szervezeti egységek a 2-3 évnyi használat tapasztalatai alapján elégedettek az online felülettel, sok pozitív visszajelzést kaptunk;
- hozzájárul az Egyetem környezetvédelmi célkitűzéséinek teljesüléséhez.
 

Mennyire piacképes az unikális rendszer és melyek a potenciális értékesítési területek?
A BEKOR valamennyi szervezet számára hasznosítható, melyekre vonatkozik a 370/2011. sz. Kormányrendelet a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről, továbbá a köztulajdonban álló gazdasági társaságok, illetve egyéb KKV-k számára.
A regisztert eddig a Szegedi Tudományegyetemnek, illetve a PTE-t fenntartó alapítványnak mutatták be, mindkét helyről pozitív visszajelzéseket kaptak.
„Az Innovációmenedzsment és Gazdaságkapcsolati Igazgatóság Kutatáshasznosítási és Technológiatranszfer Főosztályának közreműködésével az Innovációs Bizottság a BEKOR-t, mint szellemi alkotást befogadta, és a PTE szellemi termék portfóliójába felvette. Jelenleg folyamatban van a regiszter első értékesítése, 2025 márciusában aláírásra került a Szegedi Tudományegyetemmel a termékfelhasználási szerződés és megkezdődött a telepítés előkészítése” – avattak be a fejlesztők a pozitív fejleményekbe.